Conditions Générales de Service

Les présentes Conditions Générales de Service (« CGS ») régissent les relations contractuelles entre VACHAFA (ci-après le « Prestataire ») et toute personne morale ou physique agissant à titre professionnel qui souscrit aux services proposés (ci-après le « Client »).

Toute souscription aux services de VACHAFA implique l'acceptation sans réserve des présentes CGS. Elles s'appliquent à l'exclusion de toutes autres conditions générales du Client, sauf accord contraire exprès et écrit.

Les présentes CGS définissent les conditions dans lesquelles VACHAFA fournit au Client les Services comprenant notamment :

• L'accès à la Plateforme Vachafa via un sous-domaine dédié (https://[client].vachafa.fr/) ;
• L'hébergement sur Railway (EU West – Amsterdam, UE) avec sauvegarde sur AWS eu-west-3 (Paris, France) ;
• La maintenance corrective et évolutive de la Plateforme ;
• Le support technique selon les modalités de l'article 6 ;
• Les services d'accompagnement éventuellement prévus au Bon de Commande.

3.1 — Processus de souscription

Le Contrat est formé par : la communication des besoins du Client, l'établissement d'un devis par VACHAFA, la signature du Bon de Commande par les deux parties. Il entre en vigueur à la date de signature ou, à défaut, à la date de première mise à disposition de la Plateforme.

3.2 — Conditions particulières

Les conditions particulières du Bon de Commande prévalent sur les présentes CGS en cas de contradiction.

3.3 — Capacité

Le Client déclare avoir la pleine capacité juridique pour souscrire aux Services et que son représentant signataire est dûment habilité.

4.1 — Mise à disposition

VACHAFA met à disposition l'accès à la Plateforme dans un délai raisonnable via un sous-domaine dédié : https://[nom-client].vachafa.fr/.

4.2 — Comptes Utilisateurs

Le Client est seul responsable de la création, gestion et désactivation des comptes Utilisateurs, des droits d'accès accordés, de la confidentialité des identifiants, et de toute utilisation des comptes, autorisée ou non. Il informe VACHAFA sans délai de tout usage non autorisé.

4.3 — Utilisation conforme

Le Client s'engage notamment à ne pas contourner les mesures de sécurité, à ne pas accéder aux données d'autres Clients, et à ne pas transmettre de programmes malveillants via la Plateforme.

5.1 — Engagement de disponibilité

VACHAFA s'engage à assurer la disponibilité de la Plateforme à 99,5% du temps, calculée sur une base mensuelle, hors périodes de maintenance planifiée.

5.2 — Maintenance

La maintenance planifiée est effectuée, dans la mesure du possible, en dehors des heures ouvrées (lun–ven, 9h–18h, heure de Paris).

5.3 — Niveaux d'incident

Les délais de résolution sont des objectifs sauf stipulation contraire dans le Bon de Commande.

5.4 — Crédits de service

Ces crédits sont applicables sur demande du Client dans les 30 jours suivant l'incident, et sous réserve que l'indisponibilité ne soit pas imputable au Client ou à un cas de force majeure.

6.1 — Modalités du support

Les heures ouvrées sont définies du lundi au vendredi, de 9h00 à 18h00, heure de Paris, hors jours fériés français.

6.2 — Périmètre du support

Le support couvre les dysfonctionnements de la Plateforme, les questions d'utilisation et l'assistance à la configuration. Il ne couvre pas les problèmes d'équipement ou de connexion du Client, les développements spécifiques hors périmètre, ni la formation (sauf si incluse au Bon de Commande).

VACHAFA peut faire évoluer la Plateforme à tout moment pour corriger des anomalies, améliorer les fonctionnalités ou se conformer aux évolutions réglementaires (CNAPS, DPAE). Le Client est informé des mises à jour significatives avec un préavis de 48 heures.

En cas d'évolution substantielle affectant significativement les Services, VACHAFA en informe le Client avec un préavis de 30 jours. Si cette évolution entraîne une dégradation significative, le Client peut résilier le Contrat sans pénalité dans un délai de 15 jours à compter de la notification.

8.1 — Tarification

Les prix sont définis dans le Bon de Commande, exprimés en euros hors taxes (HT). En cas de modification tarifaire, VACHAFA informe le Client avec un préavis de 60 jours. Le Client peut résilier sans pénalité dans les 30 jours suivant la notification.

8.2 — Facturation

Les factures sont adressées par email selon la périodicité du Bon de Commande (mensuelle ou annuelle), payables à réception sauf mention contraire.

8.3 — Retard de paiement

En cas de retard, VACHAFA peut appliquer des pénalités au taux légal majoré de 5 points, une indemnité forfaitaire de 40€ (art. L.441-10 du Code de commerce), suspendre l'accès après mise en demeure de 15 jours sans effet, ou résilier le Contrat.

8.4 — Contestation de facture

Toute contestation doit être notifiée par écrit dans 15 jours à compter de la réception. Passé ce délai, la facture est réputée acceptée.

VACHAFA s'engage à :

• Fournir l'accès à la Plateforme conformément aux stipulations du Contrat ;
• Assurer la maintenance corrective et préventive de la Plateforme ;
• Héberger les Données Client exclusivement au sein de l'Union européenne ;
• Mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées (TLS, sauvegardes, RBAC) ;
• Informer le Client de toute violation de données dans un délai de 72 heures ;
• Restituer les Données Client en fin de contrat dans un format structuré.

Le Client s'engage à :

• Payer les sommes dues aux échéances convenues ;
• Utiliser la Plateforme conformément aux CGS et à la réglementation applicable ;
• Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité ou d'accéder aux données d'autres Clients ;
• Informer sans délai VACHAFA de tout incident de sécurité ou usage non autorisé ;
• Assurer la formation et la sensibilisation de ses Utilisateurs ;
• Respecter les droits de propriété intellectuelle de VACHAFA ;
• Obtenir toutes les autorisations nécessaires pour les données qu'il saisit dans la Plateforme.

La Plateforme, son code source, son interface, ses bases de données et toute documentation associée sont la propriété exclusive de VACHAFA et protégés par le Code de la propriété intellectuelle.

VACHAFA accorde au Client une licence d'utilisation non exclusive, non cessible et non transférable de la Plateforme, limitée à la durée du Contrat et aux seules fins prévues dans le Bon de Commande.

Les Données Client demeurent la propriété exclusive du Client. VACHAFA ne revendique aucun droit sur ces données au-delà de ce qui est nécessaire à l'exécution des Services.

Dans le cadre des Services, VACHAFA agit en qualité de Sous-traitant au sens du RGPD pour le traitement des données personnelles des salariés et agents du Client.

Les conditions détaillées du traitement sont formalisées dans l'Accord sur le Traitement des Données (DPA) annexé au Contrat, conformément à l'article 28 du RGPD.

Pour toute information, consultez notre Politique de Protection des Données Personnelles.

13.1 — Durée

Le Contrat est conclu pour la durée définie au Bon de Commande. À défaut de mention, il est conclu pour une durée indéterminée, résiliable à tout moment avec un préavis de 30 jours.

13.2 — Résiliation à l'initiative du Client

Le Client peut résilier le Contrat sans pénalité en cas de manquement grave et non remédié de VACHAFA dans un délai de 30 jours suivant mise en demeure, ou en cas d'évolution tarifaire ou substantielle de la Plateforme dans les conditions des articles 7 et 8.

13.3 — Résiliation à l'initiative de VACHAFA

VACHAFA peut résilier le Contrat de plein droit en cas de manquement grave du Client non remédié dans un délai de 15 jours suivant mise en demeure, notamment en cas de non-paiement.

13.4 — Effets de la résiliation

À la résiliation, VACHAFA restitue au Client ses Données dans un format structuré dans un délai de 30 jours, puis procède à leur suppression. Les backups sont conservés 6 mois maximum à des fins de plan de reprise d'activité.

VACHAFA est soumise à une obligation de moyens dans l'exécution des Services. Sa responsabilité est limitée aux dommages directs prouvés, dans la limite du montant total des sommes versées par le Client au cours des 12 mois précédant le fait générateur.

VACHAFA ne saurait être tenue responsable des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, préjudice commercial, perte de données imputable au Client) ni des cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

Les présentes CGS sont régies par le droit français. En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable dans un délai de 30 jours. À défaut, le litige sera soumis aux tribunaux compétents du ressort de la Cour d'appel de Lyon.